Datenschutzerklärung

Version vom 01. September 2023

1. Einleitung

Unser Notariatsbüro Donatsch mit Standort in Huttwil respektiert Ihre Privatsphäre. Wir verpflichten uns, die über Sie beschafften oder erhaltenen Informationen und Daten jederzeit sorgfältig und verantwortungsvoll zu behandeln und unter Einhaltung der einschlägigen datenschutzrechtlichen Bestimmungen zu bearbeiten.

Nachfolgend finden Sie Informationen, wie wir Ihre personenbezogenen Daten bearbeiten, wenn Sie unsere Dienstleistungen beziehen oder anderweitig mit uns in Verbindung stehen, mit uns kommunizieren oder sonst wie mit uns zu tun haben. Innerhalb unserer verschiedenen Standorte bearbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten im Rahmen dieser Datenschutzerklärung und damit insbesondere zu den gleichen Zwecken.

Soweit wir unsere hauptberuflichen Tätigkeiten ausüben (d.h. insbesondere öffentliche Beurkundung sowie alle dafür notwendigen Vorbereitungs- und Vollzugshandlungen), findet grundsätzlich das kantonale Datenschutzgesetz des Kantons Bern Anwendung.

2. Unsere Kontaktdaten

Für die Bearbeitung Ihrer personenbezogenen Daten sind wir verantwortlich, d.h.:

Notariat Donatsch
Bahnhofstrasse 42
4950 Huttwil
062 962 17 88
info@notariat-donatsch.ch

Für Begehren im Zusammenhang mit dem Schutz Ihrer persönlichen Daten können Sie sich per E-Mail oder auch postalisch bei der vorgenannten Stelle melden.

3. Personenbezogene Daten

"Personenbezogene Daten" sind alle Angaben, die sich auf eine bestimmte oder bestimmbare natürliche Person beziehen. Hierunter fallen verschiedene Kategorien von Angaben, die Sie uns mitteilen, wie etwa Name, Kontaktdaten, E-Mail-Adresse, Titel, Information zum Unternehmen, für welches Sie arbeiten, Telefon-Nummer, Geburtsdatum, AHV-Nummer, Kundenhistorie, Vollmachten, Unterschriftsberechtigungen, Einwilligungserklärungen, Finanzinformationen, wie Zahlungsinformationen, IP-Adresse, Vertragsdaten, die im Zusammenhang mit einem Vertragsschluss bzw. einer Vertragsabwicklung anfallen sowie weitere, auf Sie bezogene Informationen. Statistische Daten oder anonymisierte Daten, die nicht direkt mit Ihrer Person in Verbindung gebracht werden können, fallen nicht hierunter.

Diese Daten erhalten wir entweder direkt von Ihnen als betroffene Person selbst oder von allfällig involvierten Dritten, wie bspw. Vertragsparteien, Behörden, Banken, Versicherungen oder allfälligen Gegenparteien. Soweit zulässig, bearbeiten wir auch Daten über Sie, welche wir selbst erhoben haben, bspw. aus öffentlichen Registern oder aus Webseiten. Hierunter fallen insbesondere Stammdaten und Vertragsdaten. Wenn Sie uns Daten über andere Personen bekanntgeben, gehen wir davon aus, dass Sie dazu befugt sind, diese Daten korrekt sind und dass Sie sichergestellt haben, dass diese Personen soweit nötig über diese Bekanntgabe informiert sind und eingewilligt haben.

Als "betroffene Person" wird eine natürliche Person angesehen, deren Personendaten bearbeitet werden; "bearbeiten" bedeutet jeder Umgang (Beschaffen, Speichern, Aufbewahren, Verwenden, Verändern, Bekanntgeben, Archivieren, Löschen, Vernichten) mit Personendaten, wie beispielsweise die Zuordnung zu einer Kennung wie einem Namen, einer Kennnummer oder zu Standortdaten.

4. Grundlagen und Zwecke der Datenbearbeitung

Wir bearbeiten Ihre personenbezogenen Daten primär im Zusammenhang mit unserer Vertragsbeziehung mit Ihnen und allfällig beteiligten Dritten und damit zum Zwecke der Anbahnung, dem Abschluss, der Verwaltung und der Abwicklung von Verträgen, etwa für:

• Abklärungen bei Banken, Versicherungen, Vermögensverwaltern und in nicht öffentlichen Registern; Einholen von Vollmachten; Saldierung von Bankkonten; Beschaffung privater Unterlagen für die Errichtung eines Inventars; Entgegennahme und Auszahlung von Geldern im Zusammenhang mit der Abwicklung von beurkundeten Verträgen; Redaktion von Statuten und (nicht beurkundungsbedürftigen) Verträgen; Führen von Vertragsverhandlungen; Rechts und Steuerberatung; Treuhandfunktionen; Tätigkeiten als Willensvollstrecker; weitere Dienstleistungen, bspw. Verhandlungen mit Behörden, gerichtliche Vertretung, Beschaffung von Baubewilligungen, etc.

Zudem bearbeiten wir Ihre Personendaten und diejenigen von weiteren Personen, soweit dies zulässig und uns als angezeigt erscheint, insbesondere zu nachfolgenden Zwecken, an denen wir ein entsprechendes berechtigtes Interesse haben:

• Zur Gewährleistung und Verbesserung unseres Betriebs, insbesondere der IT sowie unserer Webseite;
• Zu Sicherheitszwecken (zur IT, Gebäude- und Anlagesicherheit und zum Schutz unserer Mitarbeitenden und weiteren Personen), d.h. etwa für Zutritts- und Zugangskontrollen;
• Zu Zwecken unseres Risikomanagements im Rahmen unserer Unternehmensführung;
• Zur Auswertung der IPAdresse und des Landes; dies allerdings nur bei Angriffen auf die Netzinfrastruktur der Webseite sowie zu statistischen Zwecken;

Weiter bearbeiten wir Ihre Daten gestützt auf Ihre Einwilligung, etwa:

• Zu Marketingzwecken, zur Beziehungspflege sowie zur Verbesserung unserer Dienstleistungen und unseres Betriebs (etwa Durchführung von Anlässen, Versand Newsletter, Kontaktformular), jedenfalls soweit Sie der Nutzung Ihrer Daten nicht widersprochen haben. Soweit die Personendatenbearbeitungen den Online-Bereich betreffen, finden Sie unter Ziff. 7 weitere Hinweise;
• Für die Kommunikation mit Ihnen und mit den genannten Empfängerkategorien gemäss nachfolgender Ziff. 6 (etwa zur Durchführung von OnlineMeetings);

Soweit wir Ihre Personendaten gestützt auf Ihre Einwilligung bearbeiten, können Sie die erteilte Einwilligung grundsätzlich jederzeit widerrufen, dies hat jedoch keine Auswirkung auf bereits erfolgte Datenbearbeitungen.

Weitere Bearbeitungen Ihrer Personendaten erfolgen gestützt auf uns auferlegten gesetzlichen, behördlichen oder regulatorischen Pflichten (etwa Aufbewahrungspflicht).

5. Bewerbung

Wir veröffentlichen unregelmässig Stellenanzeigen (bspw. auf unserer Webseite, auf entsprechenden Portalen etc.). Sie haben die Möglichkeit, uns Ihre Bewerbung entweder postalisch oder elektronisch, etwa über unsere Webseite zu senden. Bei diesen (digitalen) Bewerbungen und auch im Falle von Spontanbewerbungen, werden Ihre Bewerber- und Bewerbungsdaten von uns zur Abwicklung des Bewerbungsverfahrens (elektronisch) gespeichert und bearbeitet.

Sofern nach dem Bewerbungsverfahren ein Arbeitsvertrag geschlossen wird, speichern wir die bei der Bewerbung übermittelten Daten in Ihrer Personalakte zum Zweck des üblichen Organisations- und Verwaltungsprozesses – dies unter Beachtung der weitergehenden rechtlichen Verpflichtungen.

Bei der Zurückweisung einer Bewerbung löschen wir die uns übermittelten Daten innerhalb von 1 Monat nach Abschluss des Rekrutierungsprozesses. Die Löschung erfolgt ausnahmsweise dann nicht, wenn die Daten aufgrund gesetzlicher Bestimmungen zwingend länger gespeichert werden müssen.

Sofern Sie ausdrücklich in eine längere Speicherung Ihrer Daten einwilligen, bspw. für Ihre Aufnahme in unsere Bewerberdatenbank, werden die Daten aufgrund Ihrer Einwilligung weiterverarbeitet. Ihre Einwilligung können Sie jederzeit durch Erklärung uns gegenüber mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Eine entsprechende Meldung an die unter Ziffer 2 benannte Stelle genügt dafür. Die bis zu diesem Zeitpunkt erfolgten Bearbeitungsvorgänge sind von Ihrem Widerruf jedoch nicht betroffen.

6. Datenweitergabe sowie Datenübermittlung ins Ausland

Im Rahmen der hievor genannten Bearbeitungszwecke (Ziff. 4) kann es notwendig sein, dass wir Ihre personenbezogenen Daten an nachfolgend aufgeführte Empfänger weitergeben. Diese bearbeiten Ihre Daten entweder in unserem Auftrag, in gemeinsamer oder in eigener Verantwortlichkeit. Soweit wir hierzu verpflichtet sind, stellen wir sicher, dass die Empfänger Ihre Daten vertraulich und nach den geltenden gesetzlichen Bestimmungen behandeln und Ihre Daten nur zum Zweck der jeweiligen Dienstleistung genutzt werden.

• Externe Dienstleister, einschliesslich Auftragsbearbeiter: Banken, Versicherungen, Treuhänder, Versanddienstleister (insbesondere die schweizerische Post und Kuriere), IT-Dienstleister (etwa im Zusammenhang mit E-Mail, Videokonferenzen etc. – diesbezüglich verwenden wir entsprechende Kommunikationstools), Cloud-Provider, Werbedienstleister, die für uns Analyse- und Marketing betreiben;
• Klientschaft, Gegenparteien und deren Rechtsvertretungen, Geschäftspartner und andere in allfälligen Rechtsverfahren beteiligte Parteien, Gerichte, in- und ausländische Behörden, wie z.B. Handelsregisterämter;

Empfänger können sich auch im Ausland befinden:

Die Empfänger können sich im In- als auch im Ausland, also weltweit befinden, womit Ihre Daten auch ausserhalb der Schweiz, insbesondere in den Ländern der EU bearbeitet werden können.

Sollte sich der Empfänger in einem Land ohne angemessenen gesetzlichen Datenschutz befinden, stellen wir vertraglich sicher, dass dieser den anwendbaren Datenschutz einhält, soweit er nicht bereits einem gesetzlich anerkannten Regelwerk zur Sicherstellung des Datenschutzes unterliegt und wir uns nicht auf eine Ausnahmebestimmung stützen können. Eine solche Ausnahmebestimmung kann vorliegen, wenn Sie in die Weitergabe eingewilligt haben oder es sich um von Ihnen allgemein zugänglich gemachte Daten handelt, deren Bearbeitung Sie nicht widersprochen haben. Eine Weitergabe ist auch zulässig bei Rechtsverfahren im Ausland, in Fällen überwiegender öffentlicher Interessen oder wenn eine Vertragsabwicklung eine solche Bekanntgabe erfordert.

7. Verwendung von Google Maps

Wir verwenden auf unserer Webseite Google Maps. Hierbei handelt es sich um ein Online-Kartendienst des US-Unternehmens Google LLC. Es ist daher möglich, dass Ihre Daten in die USA weitergegeben werden. Mit dem Angebot von Google Maps können wir Ihnen interaktive Karten direkt in der Webseite anzeigen und ermöglichen Ihnen die komfortable Nutzung der Karten-Funktion. Durch den Besuch auf der Webseite erhält Google die Information, dass Sie die entsprechende Unterseite unserer Webseite aufgerufen haben. Dies erfolgt unabhängig davon, ob Google ein Nutzerkonto bereitstellt, über das Sie eingeloggt sind, oder ob kein Nutzerkonto besteht. Wenn Sie bei Google eingeloggt sind, werden Ihre Daten direkt Ihrem Konto zugeordnet. Wenn Sie die Zuordnung mit Ihrem Profil bei Google nicht wünschen, müssen Sie sich vor Aktivierung des Buttons ausloggen. Google speichert Ihre Daten als Nutzungsprofile und nutzt sie für Zwecke der Werbung, Marktforschung und/oder bedarfsgerechten Gestaltung seiner Webseite. Eine solche Auswertung erfolgt insbesondere (selbst für nicht eingeloggte Nutzer) zur Erbringung von bedarfsgerechter Werbung und um andere Nutzer des sozialen Netzwerks über Ihre Aktivitäten auf unserer Webseite zu informieren. Weitere Informationen zu Zweck und Umfang der Datenerhebung und ihrer Verarbeitung durch Google erhalten Sie neben weiteren Informationen zu Ihren diesbezüglichen Rechten und Einstellungsmöglichkeiten zum Schutze Ihrer Privatsphäre unter https://policies.google.com/privacy.

8. Google reCAPTCHA

Wir setzen auf unseren Webseiten teilweise Google reCAPTCHA ein. Mit reCAPTCHA soll überprüft werden, ob die Dateneingabe im Kontaktformular durch einen Menschen oder durch ein automatisiertes Programm erfolgt. Hierzu analysiert reCAPTCHA das Verhalten des Webseitenbesuchers anhand verschiedener Merkmale. Diese Analyse beginnt automatisch, sobald der Besucher die Webseite betritt. Zur Analyse wertet reCAPTCHA verschiedene Informationen aus (z.B. IP-Adresse, Verweildauer des Webseitenbesuchers auf der Webseite oder vom Nutzer getätigte Mausbewegungen). Die bei der Analyse erfassten Daten werden an Google weitergeleitet. Die reCAPTCHA-Analysen laufen vollständig im Hintergrund. Weitere Informationen zu Google reCAPTCHA sowie die Datenschutzerklärung von Google entnehmen Sie unter folgendem Link: https://www.google.com/intl/de/policies/privacy/ .

9. Kontaktformular

Wenn Sie unser Kontaktformular nutzen, werden die von Ihnen eingegebenen Informationen von uns bearbeitet.

10. Dauer der Aufbewahrung

Wir bearbeiten und bewahren Ihre Personendaten so lange auf, wie dies zur Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten oder zur Einhaltung der jeweiligen gesetzlichen Bestimmungen notwendig oder angemessen ist oder solange sie für die Zwecke, für die sie gesammelt wurden, notwendig sind. Soweit möglich, anonymisieren oder löschen wir Ihre Personendaten grundsätzlich, sobald diese nicht mehr benötigt werden, resp. spätestens nach Ablauf der gesetzlich vorgeschriebenen Aufbewahrungsfrist.

Sie können die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten jederzeit selbst beantragen, indem Sie uns ein entsprechendes Begehren, an die unter Ziffer 2 genannte Kontaktstelle zukommen lassen. Wir werden Ihrem Begehren nachkommen, sofern wir nicht aus anderen Gründen (z.B. der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht) zur weiteren Aufbewahrung verpflichtet sind.

11. Rechte der betroffenen Person

Sie haben grundsätzlich das Recht, bei uns jederzeit Auskunft darüber zu erhalten, ob wir Personendaten über Sie bearbeiten. Weiter haben Sie die Möglichkeit, Ihre personenbezogenen Daten durch uns berichtigen, sperren oder löschen zu lassen. Davon ausgenommen sind Daten, die wir zur Abwicklung noch ausstehender Aufträge oder zur Durchsetzung bestehender Rechte und Ansprüche benötigen, sowie Daten, die wir aufgrund gesetzlicher Bestimmungen aufbewahren müssen. Sie können auch gegen die Bekanntgabe bestimmter Personendaten Widerspruch einlegen. Zudem können Sie die an uns übergebenen Daten wieder von uns herausverlangen.

Sie können jederzeit Ihre einmal erteile Einwilligung in die Nutzung Ihrer personenbezogenen Daten widerrufen. Ihr Widerruf beschränkt sich jedoch auf die Speicherung und Nutzung personenbezogener Daten, die wir nicht aufgrund gesetzlicher Erlaubnistatbestände auch ohne Ihre Einwilligung speichern oder nutzen dürfen. Ihr Widerruf hat ausserdem keine Auswirkung auf die bisherigen Bearbeitungsvorgänge, welche aufgrund Ihrer Einwilligung getätigt wurden.

Zur Geltendmachung Ihrer Rechte wenden Sie sich bitte schriftlich und unter Nachweis Ihrer Identität an uns (Kontaktdaten unter Ziff. 2). Soweit Ihre Rechte nicht aufgrund gesetzlicher Vorschriften oder überwiegender öffentlicher oder privater Interessen eingeschränkt sind, werden wir Ihrem Anliegen gerne nachkommen. Als Aufsichtsbehörde in Datenschutzangelegenheiten fungiert der Eidgenössische Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragte (https://www.edoeb.admin.ch/edoeb/de/home.html).

12. Haftung für Links

Auf die aktuelle und zukünftige Gestaltung und die Inhalte der verlinkten/verknüpften Seiten auf unserer Webseite haben wir keinerlei Einfluss. Diese Feststellung gilt für alle innerhalb des eigenen Internetangebotes gesetzten Links und Verweise. Für illegale, fehlerhafte oder unvollständige Inhalte und insbesondere für Schäden, die aus der Nutzung oder Nichtnutzung solcher Informationen entstehen, haftet allein der Anbieter der Seite, auf welche verwiesen wurde, nicht derjenige, der über Links auf die jeweilige Veröffentlichung lediglich verweist. Wir schliessen im Rahmen des gesetzlich Zulässigen jede Haftung aus.

13. Datensicherheit / technische und organisatorische Massnahmen

Wir weisen Sie darauf hin, dass eine Kommunikation mit uns über das öffentliche, frei zugängliche Internet mit gewissen Sicherheitsrisiken verbunden ist, auf welche wir keinen Einfluss und keine Kontrollmöglichkeiten haben. Melden Sie sich bei uns, wenn Sie die Kommunikation über eine gesicherte Verbindung wünschen.

Für unsere Webseite und zum Schutz der Übertragung vertraulicher Inhalte nutzen wir aus Sicherheitsgründen eine SSL- bzw. TLS-Verschlüsselung. Eine verschlüsselte Verbindung erkennen Sie daran, dass die Adresszeile des Browsers von "http://" auf "https://" wechselt sowie am Schloss-Symbol in Ihrer Browserzeile. Wenn die SSL- bzw. TLS-Verschlüsselung aktiviert ist, können Daten, die Sie an uns übermitteln, nicht von Dritten mitgelesen werden.

Zum Schutz Ihrer personenbezogenen Daten wenden wir sodann technische und organisatorische Massnahmen (TOMs) an. Diese Massnahmen werden regelmässig überprüft und angepasst.

14. Änderungen

Wir behalten uns das Recht vor, diese Datenschutzerklärung jederzeit zu ändern. Es gilt die jeweils aktuelle, auf unserer Webseite publizierte Fassung bzw. diejenige Fassung, welche wir Ihnen gegebenenfalls anderweitig abgegeben haben. Sofern Sie von der Änderung der Datenschutzerklärung betroffen sind (beispielsweise, wenn Sie einen Newsletter-Dienst nutzen), werden wir Sie über eine solche Änderung in geeigneter Form informieren. Die Datenschutzerklärung begründet kein vertragliches oder sonstiges formales Rechtsverhältnis gegenüber oder im Auftrag einer Partei.